Revisionssichere E-Mail-Archivierung für KMU
Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Kleinunternehmen mit MailStore
Gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung: Was Kleinunternehmen wissen müssen
Die E-Mail ist aus der modernen Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Doch was viele Kleinunternehmen unterschätzen: Geschäftliche E-Mails unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Gemäß §147 AO und §318 HGB müssen steuerlich und handelsrechtlich relevante E-Mails für bis zu 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Eine bloße Speicherung im Postfach oder manuelles Ablegen reicht dafür nicht aus.
Ohne eine professionelle Lösung drohen Bußgelder, rechtliche Risiken oder Datenverluste. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung ist daher nicht nur Pflicht, sondern auch ein Baustein moderner IT-Sicherheit.
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IT-Sicherheit stärken mit revisionssicherer E-Mail-Archivierung für Kleinunternehmen
In einer Zeit, in der Cyberangriffe und Datenverlust immer häufiger vorkommen, ist es unerlässlich, IT-Sicherheit ernst zu nehmen. Eine durchdachte E-Mail-Archivierungslösung ist ein entscheidender Schritt, um die Integrität Ihrer geschäftlichen Kommunikation zu gewährleisten und Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen. Vertrauen Sie auf „MAILSTORE“ und sichern Sie sich die Vorteile einer rechtskonformen und sicheren E-Mail-Archivierung.
Unsere Lösung: MailStore – die professionelle E-Mail-Archivierung für Kleinunternehmen
Bösen & Heinke bietet mit MailStore Server eine speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelte E-Mail-Archivierungslösung, die höchste rechtliche und technische Anforderungen erfüllt.
Mit MailStore archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, zentral und manipulationssicher. Dabei profitieren Sie von einer einfachen Einrichtung, minimalem Administrationsaufwand und einer nahtlosen Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Outlook.
Funktionen im Überblick
- Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD, AO und HGB
- Zentrale Speicherung aller E-Mails inkl. Anhänge in einem durchsuchbaren Archiv
- Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit Manipulationsschutz
- Nahtlose Outlook-Integration für einfache Nutzung im Alltag
- Entlastung des Mailservers durch automatische Archivierung
- Flexible Speicherorte: lokal, auf NAS-Systemen oder in der Cloud
- Zertifizierte Sicherheit: DSGVO-konform und geprüfte Software
Warum MailStore? Die Vorteile für Ihr Unternehmen
Eine professionelle E-Mail-Archivierung mit MailStore bringt zahlreiche Vorteile – weit über die gesetzliche Pflicht hinaus:
Rechtssicherheit
Erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen und bewahren Sie Ihre E-Mails langfristig und beweiskräftig auf.
Effizienzsteigerung
Dank leistungsstarker Volltextsuche finden Sie archivierte E-Mails sekundenschnell – direkt aus Outlook heraus.
IT-Entlastung
Durch die Archivierung werden Postfächer verkleinert und Mailserver spürbar entlastet.
Schutz vor Datenverlust
Versehentlich gelöschte oder manipulierte E-Mails lassen sich problemlos wiederherstellen.
Datenschutz und Compliance
MailStore unterstützt Sie bei der Einhaltung der DSGVO und anderer datenschutzrechtlicher Vorgaben.
Kosteneinsparung
Weniger Speicherbedarf, reduzierte Backup-Lasten und geringerer Supportaufwand führen zu langfristigen Einsparungen.
Unser Service: Beratung, Einrichtung & Support durch Bösen & Heinke GmbH & Co. KG
Als MailStore Registered Partner für KMU unterstützt Bösen & Heinke Sie bei allen Schritten der E-Mail-Archivierung mit MailStore:
- Persönliche Beratung zur passenden Archivierungslösung für Ihr Unternehmen
- Installation und Konfiguration von MailStore Server durch erfahrene Techniker
- Schulung und Support für Administratoren und Mitarbeitende
- Optional: Cloudbetrieb oder Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur
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FAQ zur E-Mail-Archivierung in Kleinunternehmen
Ist die E-Mail-Archivierung wirklich verpflichtend?
Ja. Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, steuerlich und geschäftlich relevante E-Mails für 6 bis 10 Jahre aufzubewahren. Eine revisionssichere Archivierung ist Voraussetzung.
Reicht ein Backup als Archivierung aus?
Nein. Ein Backup ist keine revisionssichere Archivierung. Backups können verändert oder überschrieben werden. Archivierungslösungen wie MailStore stellen sicher, dass E-Mails unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden.
Was bedeutet "revisionssicher"?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass E-Mails nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können und alle Zugriffe protokolliert werden. Nur so ist eine Nutzung als Beweismittel oder im Rahmen einer Betriebsprüfung zulässig.
Lässt sich MailStore auch in Cloud-Systeme integrieren?
Ja. MailStore kann lokal installiert, in hybride Infrastrukturen eingebunden oder als Cloud-Lösung betrieben werden.
Downlaods zum Thema E-Mail-Archivierung in Kleinunternehmen
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