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Irrtümer zum Thema E-Mail-Archivierung

Immer wieder hört man, dass Backups und E-Mail-Archivierung das Gleiche sind oder die E-Mail-Archivierung nur für Konzerne gilt. Aber dem ist nicht so. E-Mail-Archivierung ist Pflicht.

 

Wir klären Sie auf:

  1.  Jeder Betrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren, laut GoBD.
  2. Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Um rechtssicher agieren zu können, sind beide Produkte sinnvoll.
  3. Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mit regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Nachrichten mit personenbezogenen Inhalt (z.B. Bewerbungsunterlagen) können nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.
  4. Nach dem GoBD dürfen nur Originalbelege zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss daher zwingend digital archiviert werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
  5. Unternehmen unterliegen der Pflicht den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren. Dazu zählen neben Rechnungen auch Angebotnachfragen, Projektrücksprachen, Aufträge und Lieferbelege.

 

Mit „MAILSTORE“ bieten wir unseren Kunden eine Software an, die nicht nur ihre eMails rechtskonform speichert, sondern auch ihren Mailserver entlastet und die Produktivität im Unternehmen steigert (gern auch in der Cloud).

 

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

In diesem Video beantwortet Ihnen Rechtsanwalt & Fachanwalt für IT-Recht Timo Schutt von der Kanzlei Schutt, Waetke RECHTSANWÄLTE aus Karlsruhe die wichtigsten Fragen zum Thema „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“.

 

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Sprechen Sie uns an. Als MAILSTORE Registered Rartner beraten wir Sie gern über die Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung. Erfahren Sie auch mehr unter Rechtskonforme E-Mail-Archivierung.

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