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Sage 100 Modul DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Sage 100 Modul DMS: So haben Sie Ihre Dokumente jederzeit fest im Griff

Täglich entstehen in allen Unternehmen sehr viele Dokumente, die rechtssicher abgelegt werden müssen. Deshalb führt der Weg in die Digitalisierung in vielen Unternehmen nicht an einem Dokumentenmanagement vorbei. Damit die abgelegten Dokumente in vielen Anwendungen zur Verfügung stehen, bietet eine Integration des DMS in die Sage 100 einen echten Mehrwert an.

 

Sie fragen sich, warum Sie sich direkt für ein DMS Programm entscheiden sollen?

Weil es jedem Unternehmen Vorteile bringt. Schauen Sie doch direkt mal nach, wieviel Verträge, E-Mails und deren Anhänge, Dateien als Word, Excel, PDF, Film, Bild etc. in Massen auf Ihrem Server oder Rechner liegen. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge.

Im Mittelpunkt des DMS steht ein digitales Archiv, als zentrale Plattform für unternehmensweites Informations- und Wissensmanagement. Sage 100 DMS ist die Lösung für effizientere Ablage- und Suchprozesse im gesamten Unternehmen und steht jedem Sage 100 Arbeitsplatz zur Verfügung. Sage 100 DMS ist einzigartig auf die Anforderungen der Sage 100 Kunden zugeschnitten und orientiert sich am Grundsatz „Einfachheit statt Komplexität“. Dieser Grundsatz findet seine Umsetzung in einer einfachen und schnellen Inbetriebnahme, in der marktorientierten DMS-Funktionalität und insbesondere im Komfort durch die besonders tiefe Integration in die Sage 100 als führendes System.

Mit einem DMS bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen. Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.

 

Die Vorteile Sage 100 DMS (Dokumentenmanagementsystem)

  • Das schnelle Suchen und Finden sorgt für enorme Zeitersparnisse
  • Die wesentlichen Dokumente zu einem Auftrag sind übersichtlich und zentral im System
  • Alle Auftragsunterlagen werden schnell und effizient gefunden
  • Dokumente werden digital intern weitergeleitet, dadurch verringern sich Bearbeitungszeiten und Freigabeprozesse enorm
  • Zeitersparnisse sorgen für höhere Motivation, freie Kapazitäten zum effektiveren Einsatz, weniger Überstunden, sinkende Prozesskosten und eine positive Außenwirkung auf Kunden und Interessenten

Schreiben Sie mit uns und Sage 100 Ihre Erfolgsgeschichte!

Wir als Sage Gold-Reseller bieten Ihnen eine Komplettlösung mit der Sage 100  sowie top Beratung vor, während und nach der Systemeinführung.

Erfahren Sie mehr über die individuellen Möglichkeiten mit dem ERP-System Sage 100 sowie unsere ergänzenden Zusatzleistungen und sprechen Sie uns an.

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Bösen & Heinke Sage 100 GoBD geprüft

Archivieren Sie Ihre bereits vorhandenen digitalen Dokumente datenschutzkonform mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Sage 100

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GoBD/DSGVO Anforderungen werden mit DMS erfüllt

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Automatische Ablage Ihrer Dokumente mit DMS

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Schnelles Wiederfinden der Dokumente

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Grundsätzlich funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem recht einfachen und ist daher für Unternehmen in jeder Größe der Einstieg in die Digitalisierung. Die Funktionen Ablage, Katalogisierung, Speicherung, Suche, Wiederfinden, Nutzung, Bereitstellung an Dritte ermöglichen jedem berechtigten Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah fundierte Entscheidungen zu treffen.

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Sage 100 Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Nutzen Sie die vielen Vorteile eines DMS. Dokumente in Papierform aufbewahren ist seit Einführung der GoBD nicht mehr nötig, da die digitalen Dokumente den Papierdokumenten seither gleichgestellt sind.

Geschäftsrelevante Informationenwerden bereits beim Dokumenteneingang übermittelt und mithilfe einer einfachen Rechteverwaltung vor unberechtigtem Blicken geschützt.

Sparen Sie sich den Ablageaufwand und investieren Sie in ein revisionsrelevantes Archiv. So sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit vollständig, nachvollziehbar, versionssicher und unveränderbar abgelegt.

Ihre Hauptvorteile des Dokumentenmanagements

Die Funktionen der Dokumentenerfassung, Archivierung und Zugriff bieten Ihnen:

 

  • Bessere Strukturierung von vielen Dokumenten
    Die täglich im System erzeugten Dokumente werden automatisch digital und strukturiert archiviert.
  • Mehr Ablagmöglichkeiten
    Ein DMS bietet vielfältige Ablagestrukturen, so dass Dokumente, für jedes Unternehmen passend, digital abgelegt und bequem recherchiert werden können.
  • Optimierung bestehender Prozesse im Unternehmen
    Sie können mit einem DMS neue Arbeitsabläufe etablieren und/oder bestehende optimieren. Das DMS weist den Mitarbeitern Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zu und stellt die nötigen Informationen bereit.

Ihre Vorteile mit DMS

  • Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
  • Elektronisches Archivieren aller gescannter und digitaler Dokumente
  • Strukturierte Dokumentenablage
  • Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil, wobei Rollen und
  • Berechtigungen immer eingehalten werden
  • Zeit sparen durch schnelle Volltext-Suche über alle Dokumente
  • Optimale Transparenz und Aktualität
  • Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)
  • Standardisierte Arbeitsprozesse
  • Verbesserung der internen Kommunikation
  • Einfaches Änderungsmanagement
  • Vermeidung von Dubletten und Schattenakten
  • Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten
  • Einsparungen bei Räumen (Archive) und Büromaterial
  • Schutz vor Verlust, Diebstahl und unberechtigtem Zugriff

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Ein IT-Wartungsvertrag gibt Ihnen die Sicherheit, Ausfälle zu minimieren. Nur durch regelmäßige Wartung können mögliche Fehlerquellen rechtzeitig identifiziert und beseitigt werden.

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