Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssysteme

Was sind die Aufgaben der Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft oder Warenwirtschaftssysteme bilden in einem Unternehmen die anfallenden Warenbewegungen, innerhalb des Produktionsprozesses, z. B. Beschaffung, Herstellung und Vertrieb datentechnisch ab. Somit haben Unternehmen anhand dieser Daten folgende Einflussmöglichkeiten auf die Produktion:

• Warenfluss steuern und kontrollieren
• Genaue Analyse der aktuellen Artikel- und Kundendaten
• Entwicklung von Vertriebskonzepten und deren Erfolgsüberprüfung
• Verkaufsauswertungen, gegliedert nach Warengruppe, Verkäufer oder Region.

Aufgrund dieser Auswertungen profitieren auch kleine und mittelständische Unternehmen von der Nutzung eines Warenwirtschaftssystems.

Weitere Vorteile der Warenwirtschaft

Eine weitere Unterstützung ist auch das externe Rechnungswesen eines Warenwirtschaftssystems. So kann ein Unternehmen die Warenwirtschaft nutzen, um zum Beispiel die Sollbestände an Lagerwaren für eine Inventur zu ermitteln. Bei der jährlichen Bestandsaufnahme erfolgt ein Vergleich von tatsächlich vorhandenen Warenbeständen mit denen in der Warenwirtschaft ausgewiesenen Mengen. Außerdem ermöglichen regelmäßige Analysen aussagekräftige Bewertungen des Lagerumschlags.

Vorteile einer modernen Warenwirtschaft

Durch die einzelnen Bestandteile der Warenwirtschaftssoftware erhalten Firmen Übersichten, Dokumentationen und Kontrolle über ihre wichtigsten Unternehmensbereiche:

• Die Verwaltung von Angeboten über systematische Organisation und Abwicklung des Bestellwesens werden von dem Einkaufsystem der Warenwirtschaft übernommen. Es werden automatisierte Bestellvorschläge generiert sowie die Reklamation von fehlerhaften Lieferungen oder Dienstleistungen abgewickelt.
• Das Verkaufssystem der Warenwirtschaft verwaltet alle Kundendaten und ermöglicht ebenfalls die Auswertung dieser. Der Vertrieb eines Unternehmens findet hier alle relevanten Daten über die Abnahme der Kunden. Ebenso das Marketing kann mithilfe der Warenwirtschaft Verkaufsaktionen planen und überwachen.
• Die Annahme und Überprüfung empfangenen Waren der Lieferanten werden in der Warenwirtschaft genau dokumentiert.
• Das Unternehmen erhält systematische Kontrolle der Eingangsrechnungen.
• Die Erstellung einer Übersicht des Warenbestandes, z. B. für eine Inventur, wird durch die Lagerwirtschaft erzeugt. Auch die Auszeichnung der Waren, Dokumentation der Bestandsaufnahme und die systematische Fortführung der Lagerbestände erfolgt durch die Lagerwirtschaft.
• Die Warenausgangskontrolle kontrolliert und dokumentiert die Auftragsabwicklung aller ausgehenden Waren. Darüber hinaus übernimmt dieses Teilsystem die Kommissionierung und die Abwicklung des Versandes.

Durch die Einrichtung einer entsprechenden Schnittstelle können Warenwirtschaftssysteme auch an die Finanzbuchhaltung angebunden und dadurch noch effizienter genutzt werden. Ebenso ermöglichen sog. „offene Warenwirtschaftssystem“ die Kommunikation mit Kunden, Banken und Lieferanten, wohingegen geschlossene Systeme nur die Daten des jeweiligen Bereichs verarbeiten.

Warenwirtschaftssystem von Bösen & Heinke GmbH & Co. KG

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